Futura vous explique comment ajouter une signature à vos mails sur Gmail, Outlook et Thunderbird. © Edar de Pixabay

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Comment ajouter une signature à ses mails sur Gmail, Outlook et Thunderbird ?

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Si vous avez l'habitude d'envoyer de nombreux mails, alors il peut être intéressant d'ajouter de manière automatique une signature à la fin de vos messages. Futura vous explique comment procéder sur Gmail, Outlook et Thunderbird.

Même si le mail a perdu en popularité ces dernières années face à la montée en puissance des réseaux sociaux et des messageries instantanées, il reste largement toujours utilisé. C'est notamment le cas dans le cadre professionnel ou pour les communications revêtant un caractère formel (administrations, services client, etc.). Pour ce type de correspondance, vous allez signer votre message, comme vous le feriez pour une lettre traditionnelle.


Si la quantité de mails que vous envoyez est importante, alors vous devriez songer à personnaliser votre signature et l'ajouter de manière automatique à la fin de vos messages. Futura vous explique aujourd'hui comment y parvenir pour trois des messageries les plus populaires, Gmail, Outlook et Thunderbird.

Comment ajouter une signature sur Gmail ?


Sur ordinateur


Tout d'abord, lancez votre navigateur et connectez à votre compte Gmail. Quand vous arrivez sur la page principale, repérez l'icône des paramètres en forme d'engrenage et cliquez dessus. Un menu apparaît, cliquez alors sur « Paramètres ».

Rendez-vous dans les paramètres de Gmail. © Google Inc.


Allez ensuite dans l'onglet « Général », puis faites défiler l'écran jusqu'à trouver la section « Signature ». L'option « Aucune signature » fonctionne par défaut, activez celle juste en dessous d'un clic.

Définissez votre signature, sa forme et son emplacement. © Google Inc.


Vous pouvez alors renseigner toutes les informations que vous souhaitez transmettre à vos destinataires, puis modifier leur forme (police de caractères, taille des caractères, mise en gras, italique, soulignage, mise en surbrillance, couleur de police, lien hypertexte, insertion d'une image, etc.).


Une fois que vous avez terminé, vous pouvez décider que la signature doit être située immédiatement après votre texte. En effet, dans le cas où des messages précédents sont intégrés (lors de réponses ou de transferts), la signature se trouve par défaut tout en bas du mail et non juste après ce que vous avez écrit. Pour changer cela, cochez la case « Insérer cette signature avant le texte des messages précédents dans les réponses et supprimer la ligne - - qui précède ».

Pour valider l'opération et rendre votre signature effective, faites défiler l'écran jusqu'en bas de la page, puis cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Enregistrez les modifications en bas de la page. © Google Inc.


En ouvrant une fenêtre pour écrire un nouveau message, vous constatez que votre signature est bien présente.

Vos mails sur Gmail comportent désormais votre signature. © Google Inc.

Sur mobile


Lancez l'application Gmail. Sur la page principale, appuyez sur l'icône hamburger située à gauche du champ de recherche.

Appuyez sur l’icône hamburger. © Google Inc.


Faites défiler vers le bas le menu qui s'affiche, puis appuyez sur « Paramètres ».

Cherchez « Paramètres » dans le menu. © Google Inc.


La liste de tous les comptes de messagerie que vous gérez avec Gmail apparaît. Notez que vous devez définir la signature pour chacun des comptes que vous possédez. Sélectionnez celui de votre choix.

La signature de chaque compte de messagerie peut être personnalisée. © Google Inc.


Repérez la section « Signature mobile » et appuyez dessus.

Appuyez sur « Signature mobile ». © Google Inc.


Une fenêtre intitulée « Signature » fait son apparition, écrivez les informations à transmettre à vos correspondants et validez l'opération en appuyant sur « OK ». Notez que, contrairement à la version sur ordinateur, il n'est pas possible de changer la mise en forme de votre signature.

Renseignez votre signature et appuyez sur « OK ». © Google Inc.


Essayez d'écrire un nouveau message, vous y verrez normalement votre signature.

Voici à quoi ressemble une signature sur l’application mobile Gmail. © Google Inc.

Comment ajouter une signature sur Outlook ?


Démarrez votre navigateur, puis connectez-vous à votre compte Microsoft. Vous arrivez normalement dans votre boîte de réception. L'icône des paramètres, en forme d'engrenage, est située en haut à droite de la fenêtre. Cliquez dessus.

Cliquez sur l’icône des paramètres. © Microsoft


La fenêtre « paramètres » apparaît, cherchez « Afficher tous les paramètres d'Outlook » et cliquez dessus.

Cliquez sur « Afficher tous les paramètres d’Outlook ». © Microsoft


Dans la fenêtre qui apparaît, allez d'abord dans « Courrier » situé dans le menu de gauche, puis dans le sous-menu « Composer et répondre ».


Vous arrivez directement sur la partie réservée à la signature. Comme sur Gmail, vous avez la possibilité de modifier la mise en forme (police de caractères, taille des caractères, mise en gras, italique, soulignage, mise en surbrillance, couleur des caractères, insertion d'une image, etc.).


Remarquez que l'insertion de votre signature n'est pas automatique par défaut sur Outlook. Si vous souhaitez que ce soit le cas, cochez les cases qui vous intéressent parmi « Ajouter automatiquement ma signature aux nouveaux courriers que je rédige » et « Ajouter automatiquement ma signature aux courriers que je transfère ou auxquels je réponds ».


Validez les modifications d'un clic sur « Enregistrer ».

Créez votre signature et cochez les cases pour qu’elle soit ajoutée automatiquement. © Microsoft


Dans le cas où vous n'avez pas coché les cases pour que votre signature soit ajoutée automatiquement dans vos messages, alors il faut que vous l'adjoigniez manuellement. Pour cela, quand vous écrivez un mail, cliquez sur les trois points en bas de la fenêtre, puis sur « Insérer la signature » dans le menu qui s'affiche.

Il faut insérer la signature manuellement si vous ne l’avez pas configurée pour qu’elle s’ajoute automatiquement. © Microsoft


Vous maîtrisez désormais tout ce qu'il y a à savoir sur l'utilisation de votre signature avec Outlook.

Votre signature sur Outlook pourrait ressembler à cela. © Microsoft

Comment ajouter une signature sur Mozilla Thunderbird ?



Lancez Mozilla Thunderbird, puis cliquez sur le nom du compte auquel vous voulez ajouter une signature dans la partie gauche de la fenêtre. La page principale du compte apparaît, cliquez alors sur « Voir les paramètres pour ce compte ».

Allez dans les paramètres du compte de messagerie de votre choix. © Mozilla Foundation


Dans la fenêtre qui s'affiche, rédigez votre signature dans la partie « Texte de signature ». Contrairement à Gmail et Outlook, Thunderbird ne propose pas d'options de mise en forme directement sur son interface.


Pour valider l'opération, n'oubliez pas de cliquer sur « OK » en bas de la fenêtre.

Écrivez votre signature dans le champ réservé à cet effet. © Mozilla Foundation


Si Thunderbird ne possède pas d'options de mise en forme, cela ne veut pas pour autant dire qu'il est impossible de modifier la police de caractères, la taille des caractères, la couleur, etc.
En effet, ceux qui maîtrisent HTML peuvent cocher la case « Utiliser HTML » et écrire des lignes de code qui leur permet de personnaliser leur signature selon leur envie.

Les codeurs n’auront aucun souci à personnaliser leur signature sur Thunderbird. © Mozilla Foundation


Et si vous n'avez aucune connaissance en code ? Pas de panique, vous pouvez trouver très facilement sur internet des sites gratuits offrant la possibilité de créer votre signature en ligne et de la sauvegarder dans votre ordinateur.


Si vous optez pour cette solution, cochez la case « Apposer la signature à partir d'un fichier » et cliquez sur « Choisir ». L'explorateur de fichiers apparaît, rendez-vous dans le dossier contenant le fichier signature, sélectionnez-le d'un clic et cliquez sur « Ouvrir ».

Allez chercher le fichier contenant votre signature avec l’explorateur de fichiers. © Mozilla Foundation


La dernière chose à faire est de définir l'emplacement de la signature et les situations dans lesquelles elle s'ajoute automatiquement.
Pour cela, cliquez sur « Rédaction et adressage » sous le nom du compte utilisé dans la partie gauche de la fenêtre.


Dans la partie droite, vous pouvez maintenant décider si vous souhaitez placer la signature directement sous votre réponse ou bien tout en bas du message, c'est-à-dire en dessous des messages précédents. C'est là aussi que vous devez cocher les cases « Ajouter la signature pour les réponses » et « Ajouter la signature pour les transferts » si vous voulez que ce soit le cas. En effet, par défaut, votre signature n'est intégrée automatiquement qu'aux nouveaux messages que vous rédigez.


Cliquez sur « OK » pour enregistrer tous les changements.

Définissez où et quand placer votre signature. © Mozilla Foundation


Cliquez sur « Écrire », votre signature devrait maintenant apparaître dans vos mails.

Voici un aperçu d’une signature personnalisée sur Thunderbird. © Mozilla Foundation


 

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