Télécharger Google Workspace

Les outils bureautique de base de Google Workspace sont tous accessibles gratuitement avec un simple compte Google (adresse Gmail). Ainsi, si vous avez un smartphone ou une tablette sous Android, vous avez sans doute également un compte Google et donc accès à tous ces outils. Et si vous n’avez pas de compte Google, vous pouvez en créer un gratuitement.

Les deux outils principaux et connus de tous de Google sont Gmail et Google Agenda. Le premier sert à gérer vos emails entrant et sortant, c’est une boîte de réception. Sa particularité réside dans son efficacité à gérer les emails frauduleux (phishing, spam, etc.). Il est possible de classer les e-mails dans des dossiers et sous dossiers. Votre compte se synchronise automatiquement sur tous vos appareils. En ce qui concerne Google Agenda, comme son nom l’indique, il s’agit d’une application de calendrier. Vous pouvez y créer plusieurs agendas et autant d’évènements que vous le souhaitez. Les agendas et évènements peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs en mode lecture seule ou avec possibilité de modification. Google Agenda est capable de travailler de façon intelligente avec Gmail afin d’inscrire dans votre planning les rendez-vous qui vous sont proposés par e-mail.

Google Agenda et Gmail sont étroitement liés à Google Meet, le service de visioconférence de Google. Depuis votre agenda lors de la création d’un évènement, vous pouvez y associer une salle de conférence sur Google Meet, ainsi lorsque les participants recevront votre invitation, ils auront le lien de connexion direct. Google Meet est également accessible directement depuis l’interface de Gmail pour lancer une nouvelle visio ou en rejoindre une existante.

Pour finir Google propose une suite bureautique complète avec espace de stockage cloud (15 Go gratuit partagé avec Gmail et Google Photos). Cette suite est accessible directement depuis Google Drive l’espace de stockage. Vous avez accès à un traitement de texte (Google Docs) complet avec correcteur d’orthographe et de grammaire adaptatif (il reconnaît la langue dans laquelle vous tapez, même si le texte est en deux langues différentes), un tableur (Google Sheets) et une application de présentation assistée par ordinateur (Google Slides). Ces applications sont entièrement collaboratives : partagez un fichier avec d’autres utilisateurs, vous pourrez travailler ensemble dessus et un historique complet des versions vous permet de savoir qui a fait quoi. Il est même possible de mettre des commentaires.

Dans Google Workspace tout est centré sur l’interface de Gmail qui devient l’interface principale de travail. Depuis cette interface, vous pouvez accéder à l'ensemble des fonctionnalités et outils de Google Workspace.

Dans Google Workspace la gestion des e-mails reste aussi efficace que dans la version gratuite de Gmail avec les filtres de spam et de phishing qui vous protègent des attaques extérieures. Ce qui change par contre, c'est la gestion de l’adresse e-mail. En effet, contrairement à la version gratuite qui ne gère que les adresses en @gmail.com, la version payante de Gmail est capable de prendre en charge vos e-mails d’entreprise en @votreentreprise.fr, et si vous n’avez pas encore de domaine, Google peut vous aider à en acquérir un.

Depuis l’interface de Gmail, vous aurez accès, en plus de vos courriers, aux deux fonctions de communication qui sont Google Meet (également présent dans l’interface gratuite comme vu précédemment), et Google Chat. Ce dernier est l’un des deux outils de communication spécifiques à Google Workspace. Il s'agit d’un système de messagerie instantanée, qui remplace la messagerie Google Hangouts présente dans la version accessible à tous les utilisateurs. Avec Google Chat, vous pouvez échanger en direct avec une ou plusieurs personnes et même vous partager des fichiers Google Drive. Il est possible de modifier des fichiers Google Drive directement depuis l’interface de Google Chat.

Google Workspace propose un autre outil de communication indisponible pour les utilisateurs n’ayant pas d’abonnement. Il s'agit de Google Currents. Cette application est la descendante de feu Google+, le réseau social initié par Google pour essayer de détrôner Facebook. Google+ est mort et a laissé place à une version uniquement dédiée aux professionnels : Google Currents. Les entreprises ayant un compte Google Workspace ont ainsi accès à un réseau social privé d’entreprise. Tous les collaborateurs ayant accès à Google Workspace ont un compte Google Currents et ont donc accès au fil d’information de la société. Il est également possible d’y créer des groupes de discussion sur n’importe quel sujet.

Si vous êtes un particulier sachez que depuis juin 2021 Google a commencé à déployer une fonctionnalité bien pratique de Workspace pour les particuliers : le regroupement des applications en colonne de gauche. Cette fonctionnalité n'est pas payante et permet d'avoir tous les outils de Google à portée de Clic. Cependant, pour en bénéficier vous devrez tout d'abord réaliser un réglage sur votre interface Gmail. Ce réglage va sonner le glas de Google Hangouts, dont les jours étaient déjà comptés, puisqu'il vous faudra tout simplement remplacer Hangouts par Google Chat (paramètres/discussions).

Notez que les particuliers peuvent également acheter plus d’espace de stockage pour leur cloud personnel.

Google Workspace est un produit dédié aux entreprises et établissements scolaires. Il apporte une solution intégrée de travail collaboratif où tout est accessible depuis une seule interface ce qui est bien plus pratique et productif que la version gratuite. Vous pouvez y gérer les droits et accès de chacun de vos utilisateurs. De plus vous avez également accès à Google Chat et Google Currents qui permettent de mieux gérer la communication au sein des équipes et de l'entreprise.

Les différences se portent également au niveau de l’espace de stockage, celui s’entend alors par utilisateur (de 30 Go à 5 To en fonction de l’abonnement), et des fonctionnalités de Google Meet qui permet de réunir plus de personnes (jusqu’à 250 participants) mais aussi d’enregistrer les visioconférences, de réduire le bruit ambiant, de diffuser en direct sur votre domaine, etc. Pour finir, avec Google Workspace vous disposez également d’un coffre-fort virtuel et d’une protection contre la perte ou le vol de données (en fonction de votre abonnement).

Notez également que depuis février 2022 ile st possible aux entreprises d'utiliser Workspace gratuitement grâce à l'offre Essentials Starter. Cette offre permet de créer un compte entreprise Workspace à l'aide d'adresses email ayant un nom de domaine professionnel. Ces comptes n'ont cependant pas accès à Gmail. Par contre, ils ont accès à tout le reste. Il est possible de créer jusqu'à 25 utilisateurs et d'utiliser 15 Go d'espace de stockage gratuit.