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Top 5 des outils collaboratifs pour entretenir le lien avec vos collègues en télétravail

Question/RéponseClassé sous :Tech , télétravail
 

Si la crise du coronavirus a poussé de nombreuses entreprises à privilégier le télétravail pour leurs salariés, qu'en est-il des moyens mis en œuvre pour perpétuer le lien professionnel et social entre les collègues ? En effet, qui dit télétravail ne veut pas forcément dire travail en solo, la plupart des projets étant réalisés en équipe.

Selon une étude publiée en mars 2020, 61 % des télétravailleurs français communiquent avec leurs pairs plusieurs fois par jour. Néanmoins,  contrairement aux pays nordiques, la France n'a pas encore amorcé sa transition vers une généralisation du télétravail, le phénomène étant assez récent. Malgré cela, comme le développement de logiciels collaboratifs est plutôt répandu, il existe bon nombre d'outils pour faciliter la gestion de projet à distance et les échanges avec les collaborateurs.

Trello

Trello, un excellent outil de gestion de projet © monticellllo, Adobe Stock

La réussite d'un projet nécessite une organisation irréprochable. Pour répondre à cette problématique, Trello, un outil de gestion de projet très performant a vu le jour en 2011. Il tire ses influences de la méthode Kanban popularisée par le groupe Toyota à l'instar de la méthode des 5S. Le concept est simple. Il repose sur un système de tableaux et d'étiquettes qui sont déplacées selon le statut d'une tâche : "à faire", "en cours" et "terminé". Ainsi chaque collaborateur peut suivre l'avancée du projet tout en s'assurant qu'aucune tâche n'est omise. Le fonctionnement de Trello reprend ces différents aspects tout en proposant à l'aide de bots d'automatiser certaines tâches. Aussi, il ne limite pas les différentes étiquettes au seul texte puisque l'outil permet l'intégration de nombreux éléments : posts ou profils twitter, messages Gmail, campagnes Mailchimp, publications Hootsuite, etc.

MindMeister

Lancé en 2008, MindMeister permet de créer et partager de différents types de cartes heuristiques, un procédé résolument efficace pour une visualisation schématique des idées. Quel que soit le domaine d'activité, la carte mentale est un atout de poids pour booster la productivité et faciliter l'appréhension des différentes tâches. Plus précisément, une application de ce type permet de structurer ses pensées, alimenter un brainstorming, établir des stratégies marketing, prioriser ses objectifs, etc., en somme toute action pouvant être entreprise en télétravail. Avec près de 14 millions d'utilisateurs à ce jour, MindMeister s'impose aujourd'hui comme leader des cartes heuristiques et permet de télétravailler plus efficacement.

Evernote

Evernote est un logiciel qui offre la possibilité de sauvegarder des extraits de textes, des liens vidéo et des fichiers images sous forme de notes pouvant être commentés, modifiés et partagés. Il permet également de planifier des événements tout en générant des rappels à l'instar de Google Agenda. Evernote intègre également une fonctionnalité pour enregistrer des messages vocaux ce qui peut s'avérer relativement pratique pour simplifier la prise de note. Plus fiable qu'un Post it, ou qu'un rappel griffonné sur une feuille de papier, Evernote est un outil intuitif, facile à prendre en main et redoutable pour booster sa productivité.

Google Workspace

Difficile aujourd'hui d'envisager le télétravail sans l'assistance de Google Workspace (anciennement G-suit) ou d'une plateforme similaire, Microsoft OneDrive, par exemple. Les avantages d'un tel outil sont nombreux. Déjà, à travers Google Drive, il permet de faire l'économie de l'envoi de pièces jointes volumineuses par mail ou de l'utilisation d'un service de transfert de fichiers comme WeTransfer. Qui plus est, il est redoutablement efficace pour le travail sur multiposte et plus même puisqu'il laisse la possibilité de partager les documents aux collaborateurs mais aussi aux clients. Autre aspect important, il permet de modifier les fichiers mis en ligne, notamment s'il s'agit de document texte, de feuilles de calcul, de présentation grâce à, respectivement, le module Google Docs, Google Sheets et Google Slides. À l'instar de la suite Office, ces outils permettent d'annoter ou de commenter les fichiers tout en gardant un œil sur l'historique des modifications, facilitant ainsi une collaboration réussie.

Slack

Slack, l'un de meilleurs outils de discussion en ligne © piter2121, Adobe Stock

Plus qu'un simple outil de discussion en ligne, Slack est un collaboratif très performant. Accessible via navigateur ou par le biais d'une application dédiée, il permet d'organiser des réunions vidéo, de passer des appels audio et d'échanger tout type de fichier. Slack offre la possibilité d'intégrer des modules externes comme Google Drive, Dropbox, Zendesk, Trello, Microsoft Calendar, mais aussi d'implémenter des bots qui se chargent d'automatiser des tâches ou d'exécuter des codes : souhaiter l'anniversaire d'un collaborateur, faire de la veille thématique, sonder l'humeur de l'équipe, etc. Un incontournable du télétravail, mais également du travail en présentiel.

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