Un logiciel de facturation améliore la gestion de l'entreprise. © Andrey Popov, Adobe Stock
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Les logiciels de facturation sont-ils indispensables pour gérer ses factures ?

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Un logiciel de facturation performant améliore la gestion des factures. Le choix d'un outil adapté aux activités de l'entreprise est de rigueur, et elles sont de plus en plus nombreuses à trouver des avantages à la dématérialisation.

Le logiciel de facturation est devenu l'un des outils de base dont beaucoup d'entreprises ne se passent plus. Cependant, encore trop de structures n'en connaissent pas le vrai potentiel. Encore trop de temps est perdu dans leur création, souvent par Word ou Excel, et dans leur saisie manuelle en comptabilité, alors que les logiciels de ce genre améliorent indiscutablement la gestion de la facturation.

Logiciel de facturation, un outil au potentiel insoupçonné

Automatiser la facturation en entreprise passe forcément par l'utilisation d'un bon logiciel de facturation. Les entreprises gagnent ainsi un temps précieux et peuvent se concentrer sur leur cœur d'activité en évitant des tâches administratives longues, répétitives et chronophages. En effet, les fonctionnalités incluses sont variées et toutes utiles.

Avec un logiciel de facturation, les utilisateurs peuvent en premier lieu garder un œil en temps réel sur les factures entrantes. Toutes les factures, les détails y afférant ainsi que leur statut sont accessibles via le tableau de bord. Et les factures urgentes sont traitées en priorité sur cet outil doté d'un système d'alarme permettant de respecter les échéances.

D'autre part, l'échange d'informations entre collaborateurs à propos des modifications sur les documents est une option très pratique du logiciel de facturation. D'ailleurs, les logiciels actuels s'inspirent aussi des réseaux sociaux avec la possibilité de mentionner un collaborateur sur les messages qui le concernent directement. La communication en est donc grandement facilitée.

La dématérialisation des factures : un gain de temps pour les salariés et des économies pour l'entreprise. © Pixabay

Un grand pas vers la dématérialisation des factures

La dématérialisation est un levier de productivité pour les entreprises. Il n'y a plus de doute possible sur la question et l'utilisation d'un logiciel de facturation est un moyen d'enclencher le processus avec sérénité. Rappelons qu'à travers la loi de finances 2020, l'État instaure la dématérialisation des factures afin de limiter les fraudes fiscales. La dématérialisation est effective depuis janvier 2020 pour les entreprises œuvrant dans le cadre des marchés publics, mais toutes les entreprises devront suivre le pas d'ici 2025.

Mais au-delà des contrôles fiscaux, la dématérialisation des factures à travers un logiciel de facturation, présente avant tout de nombreux avantages pour les entreprises. Limitant les risques d'erreur et donc de litiges, ce genre d'outil fait également gagner un temps précieux aux salariés. En assurant automatiquement des tâches qui demandent traditionnellement beaucoup de temps, les logiciels permettent aux entreprises de mieux se concentrer sur leur activité et souvent d'alléger les charges salariales avec moins de recrutement.

Plusieurs changements positifs sont également à prévoir avec la dématérialisation des factures. Les échanges d'information sont en premier lieu améliorés. Avec le numérique, la communication est instantanée et les courriers ne risquent pas de se perdre. En quelques clics, les uns et les autres accèdent aux factures, ce qui génère un énorme gain de temps à l'entreprise. Et gain de temps est évidemment synonyme d'économies considérables en matière de coût.

Et enfin, abordons la question de l'archivage. Les factures papier nécessitent un espace conséquent pour les stocker. Un mètre carré est nécessaire pour 23.000 pages de papier. Au fil du temps, tout ce support papier s'accumule et envahit littéralement l'espace. Les TPE/PME qui ne peuvent pas se permettre de consacrer une grande partie de leurs locaux à l'archivage des factures et autres documents sur papier, sont donc les premiers qui devront utiliser un logiciel de facturation.

Les structures qui instaurent une meilleure gestion des factures peuvent consacrer la totalité de leur personnel au cœur de leur activité et ainsi gagner en productivité. Passer entièrement aux factures électroniques grâce à un logiciel de facturation est donc un investissement à faire. Et ce n'est qu'une étape dans le processus de dématérialisation des documents qui, en plus d'être économique est également écologique. En effet, la quantité de papier utilisé en entreprise est pour le moment astronomique.

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