Aujourd'hui, la signature numérique possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. © ALDECAstudio, Adobe Stock

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La signature numérique : les avantages pour les entreprises

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Docage Signature finalise la dématérialisation totale de vos devis, contrats de vente et bons de livraison grâce à son service de signature numérique sécurisé et agréé juridiquement. Faire des économies de temps et d'argent, une promesse qui séduit les TPE/PME opérant dans les secteurs de l'immobilier, des relations humaines et des activités commerciales.

À l'heure du tout dématérialisé, plus besoin de télécharger, d'imprimer et de signer manuellement ses contrats avant de les renvoyer par courrier. Une routine que connaissent encore bon nombre d'entreprises qui perdent alors un temps précieux, surtout lorsque les échanges et retours se multiplient. S'il fallait trouver un coupable, il faudrait pointer du doigt la signature. Pour beaucoup, cet acte ne peut avoir de valeur que s'il est manuscrit. Une idée reçue inexacte puisque la signature peut aujourd'hui revêtir un caractère électronique et accélérer considérablement le traitement administratif de documents importants. Ce système permet par la même occasion de faire des économies d'argent considérables.

Une valeur juridique à l’échelle internationale

Officiellement reconnue en France depuis janvier 2000 et applicable partout dans l'Union européenne depuis 2016 avec l'entrée en vigueur du règlement eIDAS (identification électronique et service de confiance), la signature numérique possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Dans le détail, la signature numérique correspond à une suite de caractères chiffrés qui garantissent l'authenticité d'un document et l'identité de son auteur. Ses avantages sont évidemment multiples : outre les économies évidentes de papier et de timbres propres à une dématérialisation totale, elle accélère concrètement tous les processus nécessitant une signature ou une validation officielle.

Adoptée par les instances que sont les banques, les assurances ou les offices notariés depuis quelques années, la signature numérique est aujourd'hui à portée de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Des solutions clés en main promettent un minimum d'investissement et un maximum de sécurité, sans aucun délai. C'est le cas de Docage Signature, service de signature électronique conforme eIDAS développé par le Français Docage.

Signature numérique : un service particulièrement adapté aux startups et micro-entrepreneurs

Jusqu'ici réservée aux entreprises déjà bien établies et disposant d'un service juridique rodé, la signature numérique s'ouvre aux startups et micro-entrepreneurs grâce à des services spécialisés simplifiés. Conscient des contraintes budgétaires qui empêchent les plus petites structures d'embaucher des juristes et de développer leur propre API de signatures électroniques, Docage Signature se positionne en prestataire flexible, facilitant le passage à la dématérialisation complète sans nécessiter de connaissance poussée en informatique. Comprendre comment fonctionne le service prend tout au plus quelques minutes, favorisant une autonomie réelle et rapide des entreprises et des micro-entrepreneurs. 

Une interface intuitive pour tous les types d’utilisateurs. © Docage

Autre paramètre à prendre en compte : les tarifs pratiqués par Docage. Là où la plupart des outils de signature numérique grignotent considérablement les budgets annuels, Docage Signature met en place un abonnement compétitif. Comptez 4,90 € HT par mois pour une licence, puis 0,75 € HT par document signé. L'idée d'une telle formule réside dans la volonté de proposer une solution flexible, parfaitement adaptée aux besoins de chaque entreprise. Vous payez exactement ce dont vous avez besoin, et gardez la possibilité d'ajuster votre forfait à n'importe quel moment. Par exemple, vous pouvez toujours ajouter un cosignataire ponctuel pour 0,50 € HT par document signé. 

Docage Signature met à votre disposition un simulateur en ligne. Il vous suffit de renseigner le nombre d'utilisateurs, de signataires et de documents à signer par mois pour obtenir un devis et visualiser les économies que le service vous permet de réaliser.

Il est enfin important de préciser que les crédits Docage Signature ne se périment pas. Par là même, les documents refusés par un signataire ne consomment pas de crédit, et ne sont donc pas facturés. 

Des fonctionnalités bonus au service de la productivité

Outre son mode de fonctionnement sécurisé (chiffrement asymétrique, certificats eIDAS, horodatage qualifié, identification par mail ou SMS) qui garantit la valeur juridique des signatures apposées, Docage embarque une série de fonctionnalités qui améliorent à la fois votre confort et votre productivité.

On peut commencer par citer la mise à disposition de modèles incluant déjà les signataires fixes, le document à signer et les emplacements de signatures visuelles. Le cas échéant, vous pouvez ajouter manuellement des membres dynamiques. Sinon, il vous suffit d'envoyer votre document sans avoir besoin de modifier quoi que ce soit.

Personnalisez les modèles disponibles en ajoutant des signataires dynamiques. © Docage

Le module de relances automatiques vous décharge également de tâches chronophages et préoccupantes, au même titre que le dossier de preuves systématique.

Dans un souci d'organisation et de traçabilité, Docage Signature propose d'archiver vos documents signés pendant dix ans. Une option bienvenue qui vous évite d'avoir à plonger le nez dans des années de paperasse rangée dans les mauvais dossiers.

Faire des économies grâce à une API personnalisable pour les PME

Docage Signature élargit son champ d'action et s'adresse aux structures plus importantes avec son API personnalisable. Recommandé pour les entreprises équipées d'un site Internet ou d'un progiciel de gestion intégrée, le module automatise l'ensemble des tâches liées à vos devis, contrats, facturations, bons d'interventions. Vos utilisateurs peuvent alors créer des contacts, des transactions et télécharger des documents signés en un seul clic, sans formation préalable à la prise en main de Docage Signature.

Docage Signature s’intègre à votre site web et votre ERP pour faciliter la signature de vos documents. © Docage

À titre d'exemple, le service s'intègre parfaitement aux logiciels EBP Gestion PME et EBP Expert Bâtiment. Une option qui vous permet d'envoyer un contrat pour signature, un devis, une facture, un bon de livraison, un bon de retour, un bon de commande ou un mandat SEPA directement depuis EBP, sans perdre de temps.

Pour un suivi assidu de l'état d'avancement de vos documents, vous définissez la fréquence de synchronisation entre Docage et EBP. Des outils de personnalisation vous autorisent également à sélectionner un modèle de transaction Docage propre à chaque type de document, de même que vous choisissez un modèle de document EBP utilisé par défaut pour chaque document envoyé en signature.

Avec Docage Signature. 

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