Microsoft fait marche arrière et modifie son outil d'évaluation. © Free-Photos, Pixabay
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Microsoft fait marche arrière et revoit sa copie sur son « score de productivité »

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Critiqué pour des raisons de confidentialité et de protection des données personnelles, Microsoft modifie son outil pour évaluer la productivité des employés. Pour le géant américain, cet outil sert d'abord à vérifier que les outils de l'entreprise sont correctement utilisés par les salariés et qu'ils sont adoptés par le plus grand nombre.

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Quelques semaines après avoir lancé son outil pour mesurer la productivité des salariés dans les applications et logiciels de Microsoft 365, Microsoft décide de faire marche arrière. Cet outil, accessible pour les employeurs, a provoqué la colère de certains syndicats et de délégués du personnel qui y voyaient un outil de surveillance.

Sur son site officiel, la firme américaine annonce qu'elle va apporter des modifications au « score de productivité » après des plaintes à propos de la confidentialité des données privées. La première correction est importante et même essentielle puisque le noms des utilisateur sera supprimé du score de productivité. C'était une option à cocher, et c'est désormais systématique. À la place, les « évaluations de communication, de réunions, de collaboration de contenu, de travail d'équipe et de mobilité dans le score de productivité regrouperont uniquement les données au niveau de la société », écrit Jared Spataro, le vice-président de Microsoft 365.

Démonstration de l'utilisation de ce score de productivité. © Microsoft

Une évaluation collective et non individuelle

Microsoft assure donc que personne dans une société « ne pourra utiliser le score de productivité pour accéder aux données sur la façon dont un utilisateur individuel utilise les applications et les services dans Microsoft 365 ». En clair, un employeur ne pourra pas évaluer un salarié selon le temps passé ou son type d'utilisation d'Outlook, de Powerpoint ou de Word, et les données ne seront utilisées qu'à des fins techniques pour identifier un problème ou pour former du personnel.

En conséquence, Microsoft prévoit aussi de clarifier l'interface même de son outil. L'objectif sera de démontrer que « le score de productivité est une évaluation de l'adoption par la société » des outils mis à la disposition des salariés, et non une mesure du comportement de chaque utilisateur.

Pour en savoir plus

Microsoft veut évaluer la qualité des réunions en entreprise… et plus

Microsoft a déposé les brevets d'un « Meeting Insight Computing System », un ensemble de caméras et de capteurs posés dans une salle pour évaluer la qualité d'une réunion. Le but : anticiper les réunions improductives et éviter de perdre son temps. Et sans doute observer celles et ceux qui participent peu...

Publié le 01/12/20 par Fabrice Auclert

Alors même que sa dernière application en date donne des « scores de productivité » aux employés, Microsoft envisage encore d'aller plus loin dans l'évaluation des salariés. Dernièrement, la firme américaine a déposé les brevets de son « Meeting Insight Computing System ». Si l'on en croit les textes et les croquis de Microsoft, il s'agit d'un ensemble d'outils numériques permettant de surveiller les participants à une réunion mais aussi les conditions de sa tenue pour établir un « score de qualité ».

Au cœur de ce système, des objets connectés et l'on trouve des caméras et des capteurs pour collecter et enregistrer des données comme le langage corporel, les expressions faciales, la température ambiante ou encore l'attention des personnes. Le tout en tenant compte de l'heure de la journée et du nombre de personnes présentes dans la salle.

Comment savoir si une réunion sera productive ? Microsoft réfléchit à un système d'analyse à l'aide de caméras et de capteurs. © Microsoft

Déterminer l'heure et les personnes idoines pour tenir une réunion

Le but de Microsoft est aussi pro-actif puisque l'idée est d'établir un score de qualité avant même que la réunion ne débute et ce, en fonction des personnes présentes, de l'heure et de la température dans la salle. « Comme les systèmes de planification informatisés classiques manquent de contexte réel, les utilisateurs ne savent pas forcément qu'ils tentent de planifier des réunions dans des conditions non optimales, ce qui peut entraîner des réunions au mieux improductives », peut-on lire dans le dépôt de brevet.

Cette application permettrait aussi de combiner les données de réunions en présidentiel et en distanciel et, bien évidemment, comme pour le « score de productivité », sa possible arrivée poserait des problèmes de confidentialité, qu'il s'agisse des données personnelles collectées, et de leur utilisation. Pour l'instant, il ne s'agit que d'un dépôt de brevet, et il n'est pas certain que Microsoft aille au bout du projet.


Au bureau ou en télétravail, Microsoft peut surveiller votre productivité

À l'instar de Google pour les sites web, Microsoft a ajouté une fonction Analytics pour la suite Office 365 : Workplace Analytics. Des outils d'administration qui permettent d'optimiser l'utilisation des logiciels, et de détecter d'éventuels besoins en formation. Sauf que cette application établit un « score de productivité » et des employeurs peuvent ainsi s'en servir comme outil de surveillance de leurs salariés.

Article de Fabrice Auclert, publié le 26 novembre 2020

En cette période de pandémie, le télétravail a explosé ; des millions de salariés utilisent les logiciels et les applications professionnelles depuis leur domicile. Mais comment savoir s'ils travaillent vraiment ? Eh bien, il existe déjà des outils dits de « productivité » qui permettent de surveiller ses salariés et de vérifier qu'ils ne jouent pas ou font autre chose durant leurs heures de travail. Les ventes auraient même explosé depuis mars...

Du côté de Microsoft, qui édite la suite bureautique Office 365, il n'y a pas officiellement d'outils pour surveiller, voire espionner, la productivité des salariés. Sauf que la firme a dévoilé en juillet son Microsoft Workplace Analytics, officiellement une « nouvelle solution d'analyse organisationnelle » qui fournit des informations sur les pratiques de communication et de collaboration à l'intérieur même d'une société. Objectif : cibler les bons et les mauvais points pour gagner en efficacité mais aussi anticiper la fatigue et la surproductivité pour « harmoniser la productivité et le bien-être ».

Voici le tableau de bord sur la productivité des salariés. © Microsoft

Un « score de productivité »

Pour The New Republic, cet outil peut être détourné de sa fonction première et se transformer en outil de surveillance. Notamment parce qu'il permet de livrer un score de productivité de 0 à 800 pour chaque employé, mais aussi pour l'ensemble de la société. Les dirigeants ont accès à ce chiffre basé sur le temps passé dans les e-mails, le temps passé en réunion, et même sur l'activité après les heures de travail. Ils peuvent même le comparer à celui d'autres sociétés...

Des représentants du personnel de certains sociétés se seraient plaints de cet outil qu'ils estiment intrusif et qu'ils assimilent à un outil de surveillance. Une application qui peut d'ailleurs être détournée de sa fonction première puisque des employés pourraient « tricher » en multipliant des accès à leurs logiciels pour gonfler leur score. Le tout en créant une compétition entre les salariés qui travailleraient dans un environnement de défiance.

Microsoft se défend

Qu'en pense Microsoft ? Bien évidemment, la firme a conscience que cet outil peut poser des problèmes de confidentialité et de confiance entre collaborateurs, mais aussi entre ces mêmes collaborateurs et leurs supérieurs. Microsoft assure que « le score de productivité n'est pas un outil de suivi du travail ». Il consiste à « découvrir de nouvelles méthodes de travail, en offrant [aux] employés une excellente collaboration et des expériences technologiques. Il se concentre sur des informations exploitables sur la manière dont les personnes et les équipes utilisent les outils afin que vous puissiez apporter des améliorations ou fournir une formation pour poursuivre votre transformation numérique »

Pour préserver la confidentialité et la confiance, Microsoft assure que les données de chaque utilisateur sont agrégées sur une période de 28 jours, et il est possible d'effectuer des réglages pour rendre anonymes les informations de l'utilisateur ou même les supprimer. On déniche ainsi un mode d'emploi qui permet de « désidentifier » les données collectées, mais aussi de supprimer individuellement des personnes de la « zone d'expérience ». Conséquence : personne de la société ne pourra afficher ces mesures et la société elle-même sera supprimée de tout calcul impliquant la communication, les réunions, le travail d'équipe, la collaboration de contenu et la mobilité.

Des réglages permettent de rendre anonymes les données collectées mais aussi de supprimer certaines applications. © Microsoft
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