Der Büroumzug: Gut vorbereitet in die neuen Räumlichkeiten einziehen

Ein Büroumzug kann komplexer sein als ein normaler Wohnungsumzug, da er den Transport von Spezialausrüstung und -technik erfordert. Für Unternehmen gilt bei Büroumzügen der Satz „Zeit ist Geld“, denn jede Verzögerung des Umzugs kann zu finanziellen Verlusten führen.

Ob aufgrund eines auslaufenden Mietvertrags oder des Bedarfs an einer größeren Fläche, um Wachstum zu ermöglichen, ist es entscheidend, den Büroumzug effizient und schnell durchzuführen, um negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu vermeiden. Wenn man einen Büroumzug plant, findet man hier einige Informationen, die bei der Vorbereitung helfen.

Die Kosten für einen Büroumzug kalkulieren

Ein Büroumzug ist ein komplexer und vielschichtiger Prozess, der verschiedene Kosten mit sich bringt. Erstens hängen die Kosten des Büroumzugs von der Menge der benötigten Büromaterialien, Spezialausrüstung und Lagerung ab. Zweitens gibt es zusätzliche Kosten, die mit dem Umzug verbunden sind, wie z. B. Kosten für Geschäftsräume, Bau- und Reparaturkosten, Verlust oder Beschädigung von Inventar, Ausfallzeiten der Mitarbeiter und Umzugskosten. Aufgrund dieser zahlreichen Faktoren ist es schwierig, die genauen Kosten eines Büroumzugs zu schätzen. Die Kosten eines Büroumzugs variieren je nach den spezifischen Anforderungen des Umzugs.

Handelt es sich um Räumlichkeiten mit einer Fläche von bis zu 300 Quadratmetern kann man mit Kosten zwischen 3.500 und 7.000 Euro rechnen. Bei Flächen von bis zu 1.000 Quadratmetern muss man von Kosten in Höhe von 6.000 bis 23.000 Euro ausgehen. Möchte man die Kosten für die neue Einrichtung ermitteln, kann man 30 bis 180 Euro als Richtwert nehmen. Was der Büroumzug letztendlich kostet hängt immer von den jeweiligen Vorstellungen und Wünschen des Unternehmens ab.

Eine gute Planung ist das A und O für den Büroumzug

Um einen erfolgreichen Büroumzug zu gewährleisten, ist die Planung von entscheidender Bedeutung. Es wird empfohlen, ein Umzugskomitee einzurichten, dessen Mitglieder bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit dem Umzug übernehmen. Die Auswirkungen des Umzugs auf den laufenden Betrieb und die Mitarbeiter, der Grund für den Umzug und das Budget müssen berücksichtigt werden.

Eine angemessene Planung des Büroumzugs kann helfen, Möglichkeiten zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung zu identifizieren. Je nach Größe des Unternehmens sollte ein Zeitplan aufgestellt werden und die Planung mindestens sechs bis acht Monate vor dem Umzug beginnen. Wenn man den Umzug in eine Zeit legt, in der das Unternehmen nicht so viel zu tun hat, kann man Störungen minimieren.

Die Beauftragung eines Umzugsunternehmens

Um sicherzugehen, dass man das beste Umzugsunternehmen wählt, sollte man mindestens drei Angebote einholen und diese vergleichen. Auf diese Weise kann man eine fundierte Entscheidung auf der Grundlage von Faktoren wie Preis und Leistungsumfang treffen. Es ist wichtig, das Umzugsunternehmen frühzeitig in den Planungsprozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass alles sorgfältig und angemessen geplant wird.

Professionelle Umzugsunternehmen wie etwa reLOGG helfen bei der Erstellung eines Umzugsplans, damit der Umzug reibungslos verläuft. Darüber hinaus ist es Aufgabe des Umzugsunternehmens, die beste Methode für den Transport der Büromöbel zu ermitteln, eine spezielle Handhabung der Geräte zu organisieren und eine Reihe von Programmen für die Mitarbeiter anzubieten, um den Umzug so angenehm wie möglich zu gestalten.

Die neuen Räumlichkeiten vermessen und planen

Bei einem Büroumzug ist es wichtig, nicht nur die alten Räumlichkeiten zu verlassen, sondern auch die neuen vorzubereiten. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ist es wichtig, einen Grundriss des neuen Büros anzufertigen, um Räumlichkeiten wie den Lagerraum, den Verkaufsraum und die Küche zu bestimmen. Außerdem müssen die Abmessungen der verschiedenen Arbeitsbereiche festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Möbel und Geräte richtig platziert werden.

Auch der Umzug der vorhandenen IT-Infrastruktur ist wichtig, damit der Geschäftsbetrieb schnell wieder aufgenommen werden kann. Es ist jedoch zu bedenken, dass das neue Büro möglicherweise nicht perfekt ist und dass es aufgrund von Unterschieden in der Größe des Empfangsbereichs, des Konferenzraums oder des Großraumbüros zu Planungsproblemen kommen kann.

Bestandaufnahme und Neueinrichtung der Büros

Bei der Einrichtung eines neuen Büros ist es wichtig, alle notwendigen Anforderungen sorgfältig zu berücksichtigen. Dies ist eine gute Gelegenheit, etwas Neues und Innovatives einzuführen. Einer der wichtigsten Aspekte, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Frage, ob das Büroambiente neu gestaltet oder die Unternehmenstechnologie auf den neuesten Stand gebracht werden muss. Es ist auch wichtig zu prüfen, ob neue Möbel und Geräte benötigt werden, um ein angenehmeres Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter zu schaffen. Welche Art von Möbeln benötigt wird, hängt davon ab, wie das neue Büro aussehen soll. Eventuell kann man die neuen Büros auch nachhaltiger gestalten.

Es ist sehr empfehlenswert, sich bei der Auswahl der neuen Büromöbel von Fachleuten beraten zu lassen. Ein Innenarchitekturbüro kann sowohl ästhetische als auch praktische Anforderungen berücksichtigen, um einen funktionalen und inspirierenden Arbeitsplatz zu schaffen. Das gesamte Arbeitsumfeld kann einen großen Einfluss auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter haben. Deshalb ist es wichtig, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, welches das Büro nach den Bedürfnissen des Unternehmens einrichtet.

Eine Liste des kompletten Inventars erstellen

Bei der Vorbereitung eines Umzugs ist es von großem Vorteil, ein umfassendes Inventar aller Gegenstände zu erstellen. Dazu gehört, dass man alle Gegenstände notiert, die in das neue Büro mitgenommen werden, sowie alle neuen Gegenstände, die man eventuell kauft. Ein Inventar ist nach dem Umzug hilfreich, da es der Firma ermöglicht, fehlende Möbel oder Gegenstände schnell zu identifizieren.

Außerdem kann die Erstellung eines Inventars den Packvorgang vereinfachen und sicherstellen, dass man nichts übersieht. Falls man nach dem Einzug fehlende Gegenstände entdeckt, kann man die Inventarliste dem Umzugsunternehmen und dem Ausstatter als Beweis vorlegen.

Überprüfung der Versorgungsleistungen und der neuen Räume

Vor dem Umzug in die neuen Büroräume ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Versorgungseinrichtungen im alten Büro gekündigt werden. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die notwendigen Versorgungseinrichtungen wie Gas, Wasser, Strom, Internet und Server am neuen Standort eingerichtet und betriebsbereit sind. Außerdem ist es ratsam, das neue Büro zu begutachten und zu fotografieren, um sicherzustellen, dass sich alles in einem guten Zustand befindet. Zur Überwachung des Umzugs empfiehlt es sich, einige Vertreter aus jedem Team oder jeder Abteilung zu ermächtigen.

Es empfiehlt sich, den Mietvertrag gründlich zu überprüfen und alle Dienstleistungsverträge, Lizenzen, Versicherungspolicen und Mietgeräte zu aktualisieren. Es ist auch ratsam, alle Schönheitsreparaturen in den alten Räumlichkeiten von Profis durchführen zu lassen, um sicherzustellen, dass sich die Immobilie in einem guten Zustand befindet und um Unstimmigkeiten mit dem Vermieter zu vermeiden.

Beitrag verfasst von Sebastian Lärscher.

Titelbild: MagicDesk auf Pixabay – Beim Büroumzug kommt es auf eine exakte Planung der neuen Räumlichkeiten an.