Muss eine Quittung gestempelt sein oder geht es auch über eine elektronische Signatur?

In Deutschland ist es gesetzlich geregelt, wie eine Quittung auszusehen hat. Sie hat einigen Vorgaben zu entsprechen, um gültig zu sein. Doch welche Vorgaben gibt es? Muss eine Quittung mit einem Firmenstempel versehen werden? Und muss die Quittung handschriftlich unterschrieben werden oder reicht auch eine elektronische Signatur?

Was muss eine Quittung enthalten?

Eine Quittung ist der offizielle Beleg einer geleisteten Zahlung. Sie dient außerdem als Beleg für das Finanzamt. Die Quittung muss in der Bundesrepublik Deutschland eine gewisse Form erfüllen, dies wird im BGB genauer definiert. Im Handel finden sich einige Quittungsblöcke, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Viele verwenden einen Kassenbon als Quittung. Dies ist nicht ausreichend. Denn eine Quittung muss folgende Angaben enthalten. Es muss ersichtlich sein, wer die Zahlung geleistet hat, d.h. eine Quittung muss Vor- und Nachname enthalten. Es muss vermerkt werden, wofür die Zahlung geleistet wurde. Ferner darf der Zahlbetrag – als Bruttobetrag – nicht fehlen, ebenso wie die Angabe, ob 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer erhoben wurden. Der Gesamtbetrag muss in Worten ausgeschrieben werden und auch die Angabe über die Währung muss aufgeführt werden. Außerdem darf der Ort und das Datum nicht vergessen werden. Zum Schluss müssen Sie die Quittung unterschreiben und eventuell mit einem Firmenstempel versehen. Die Quittung hat oftmals einen Durchschlag. Der Zahlungsleistende erhält die Quittung und der Zahlungsempfänger den Durchschlag.

Stempel – ja oder nein?

Normalerweise enthalten Quittungen von Firmen einen Stempel wie die von Stempelfactory. Stempel sparen Zeit und Geld, da alle wichtigen Angaben auf ihnen enthalten sind. Es gibt sie in vielen verschiedenen Varianten – aus Holz, aus Metall oder aus Kunststoff. Oftmals kommt es zu Verwirrungen, wenn eine Firmenquittung nur eine Unterschrift und keinen Stempel enthält. Tatsächlich aber ist der Stempel auf der Quittung keine Pflicht. Eine Quittung ist auch ohne Stempel gültig. Stellt sich die Frage, ob eine Quittung immer handschriftlich unterschrieben werden muss oder ob auch eine elektronische Signatur ausreicht.

Vorteile der elektronischen Signatur

Die elektronische Signatur ist seit 2016 in der gesamten Europäischen Union anerkannt. Die digitale Signatur hat den gleichen rechtlichen Rahmen wie eine handschriftliche. Insofern ist auch die Quittung mit einer elektronischen Signatur gültig. Die elektronische Signatur besteht aus verschlüsselten Zeichen. Dadurch wird die Echtheit eines Dokuments und die Identität des Urhebers garantiert. Während zunächst Banken, Versicherungen und Notare die elektronische Signatur nutzten, sind es jetzt auch kleinere und mittlere Unternehmen zum Beispiel aus dem Bereich Personalwesen, die auf die elektronische Signatur setzen. Die Vorteile einer elektronischen Signatur liegen auf der Hand. Unternehmen sparen vor allem Zeit und Kosten, indem Sie die Quittungen nicht mehr umständlich per Hand ausfüllen müssen. Gleichzeitig gibt es Unternehmen wie Shopify POS, die Ihnen ein digitales Kassensystem zur Verfügung stellen – gesichert unter anderem durch TSE. TSE hat die Aufgabe, Manipulationen am Kassensystem durch Steuerhinterziehungen zu verhindern.

Fazit:

Was auf einer Quittung draufstehen muss, ist gesetzlich im BGB geregelt. Unter anderem dürfen der Name, Vorname und der Ort und das Datum nicht fehlen. Oft wird davon ausgegangen, dass auch ein Firmenstempel Voraussetzung für die Gültigkeit einer Quittung ist. Dem ist nicht so. Es reicht eine Unterschrift. Dabei ist es egal, ob diese handschriftlich oder elektronisch erfolgt.