Wie erstelle ich ein Abkürzungsverzeichnis in Word?

In vielen Berufen, wie z. B. bei Ärzten oder Anwälten, gibt es viele vordefinierte Formeln. Diese müssen jedes Mal mühsam vollständig abgetippt werden, wenn sie verwendet werden sollen. Dies kann auch bei bestimmten vorgefertigten Formeln der Fall sein, die manche Firmen gerne an bestimmten Stellen in einem Brief platzieren. Um solche Textblöcke einfügen zu können, ohne sie tippen zu müssen, bietet Word ein sehr praktisches System von Abkürzungen oder „automatischen Einfügungen“.

Nehmen Sie einen Text, der eine Passage enthält, die wahrscheinlich regelmäßig in Ihrem Dokument vorkommt. Es kann ein normaler Text, eine Tabelle, ein Text mit Grafiken sein. Wählen Sie dann Einfügen, Automatisch einfügen…, Neu. Geben Sie eine Abkürzung für diesen Satz von Text an. Sie können einen einzelnen Buchstaben oder nur zwei Buchstaben wählen, aber es ist oft besser, eine Buchstabenfolge zu wählen, die es einfach macht, sich die Abkürzung zu merken und wofür sie steht. Beispiele: „Adresse“, „Präsentation“…

Wechseln Sie nun in einen anderen Teil des Dokuments oder in ein anderes Dokument (einmal erstellte Abkürzungen können in jeder Word-Datei verwendet werden). Geben Sie die Abkürzung ein und drücken Sie dann die Taste F3. Der von Ihnen eingegebene Begriff wird durch den zuvor definierten Informationsblock ersetzt. Sie können es so oft verwenden, wie Sie möchten.

Urhebender Autor: Redaktion Futura