Traveldoo simplifie la gestion de vos notes de frais. © Pxhere, Creative Commons CC0

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Comment gérer efficacement ses notes de frais

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À chaque voyage d'affaires sa note de frais. Pour en faciliter la saisie et accélérer le remboursement des frais avancés, Traveldoo propose une solution de gestion optimisée des dépenses professionnelles.

Solution spécialisée dans la gestion des frais professionnels, Traveldoo offre à ses utilisateurs tous les outils dont ils ont besoin pour déclarer facilement leurs dépenses, les approuver, traiter et accélérer le processus de remboursement. Un gain de temps appréciable pour qui peine à retrouver ses factures quelques jours avant la date limite de saisie des notes de frais imposée par l'entreprise.

Un seul mot d’ordre : la simplicité

Nul besoin d'être une pointure de la comptabilité pour comprendre comment fonctionne Traveldoo. Le service se déploie dans une interface intuitive et supporte la création automatisée des notes de frais à partir des réservations effectuées via le module « Travel » de la plateforme.

Déclarer manuellement des coûts professionnels ne pose pas non plus de difficulté puisque Traveldoo gère parfaitement l'ajout de justificatifs. En quelques clics, vous attribuez à chaque note de frais les dates et lieux correspondants. Vous profitez également de l'intégration des flux de paiement, vous pouvez spécifier vos fournisseurs et préciser les taux de conversion en cas de dépenses dans une devise étrangère. 

Sur la page d'accueil, Traveldoo affiche l'ensemble de vos notes de frais en cours de traitement et vous permet de les modifier. © Traveldoo

Disponible sur Android et iOS, l'application Traveldoo simplifie encore davantage la transcription des frais professionnels. Son module de géolocalisation attribue automatiquement un lieu à vos dépenses tandis que son outil de scan intégré via la technologie OCR permet de numériser vos factures dans la foulée, de les enregistrer dans votre portefeuille électronique ou de les lier directement à une dépense. Saisir ses notes de frais en temps réel n'aura jamais été aussi facile !

Des outils de personnalisation au service d’un traitement accéléré des notes de frais

Traveldoo repose essentiellement sur un système flexible et personnalisable. Vous paramétrez le service en fonction de la politique de remboursement de votre entreprise, ce qui vous permet de contrôler vos dépenses, de respecter les budgets octroyés, et donc d'être remboursé plus rapidement.

La prise en charge des processus multicritères et multiniveaux autorise Traveldoo à automatiser intelligemment le contrôle et la validation des dépenses professionnelles. Vous prenez immédiatement connaissance de la conformité ou non de vos notes de frais, calculez les montants remboursés et visualisez les changements de statut en un coup d'œil.

Sur mobile, l'application Traveldoo vous envoie des notifications directement sur votre smartphone ou votre tablette. Vous savez désormais en temps réel à quel stade de validation se trouve votre dernière note de frais.

Vous pouvez compléter vos notes de frais sur l'application mobile Traveldoo Expense. © Traveldoo

Une intégration sécurisée au système d’information de l’entreprise

Pour une gestion encore plus efficace des notes de frais, Traveldoo s'interface parfaitement avec le système d'information de votre entreprise. Des options spécifiquement destinées à l'employeur lui permettent de contrôler la ventilation comptable, le respect des budgets et la justification des frais. Il lui est également permis de modifier les règles de ventilation et de remboursement par type de collaborateurs et motif des dépenses.

Traveldoo génère des rapports détaillés pour suivre l'évolution des dépenses professionnelles au sein de l'entreprise. © Traveldoo

À ces fonctionnalités s'ajoutent des outils de comparaison des flux de commandes et de dépenses qui permettent de traiter efficacement les remboursements et de préparer la récupération de la TVA.

Traveldoo s'intègre enfin parfaitement à l'ERP de l'entreprise. Une pleine compatibilité qui facilite l'indentification et le traitement des frais grâce à l'export des dépenses dans votre progiciel de gestion intégré, l'import des relevés bancaires dans Traveldoo Expense, et la création de codes comptables lissant les transmissions entre Traveldoo et le service comptabilité de l'entreprise.

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