Les indépendants dans le BTP doivent gérer leur entreprise de la meilleure manière possible. Comment utiliser un logiciel de devis ?
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La vie d’un indépendant dans le BTP n’est pas toujours un long fleuve tranquille entre toutes les péripéties connues sur les chantiers et en dehors, ainsi que le peu de temps souvent allouable aux tâches administratives.
Parmi ces dernières, on dénombre les obligations liées à la comptabilité et la facturation ou même avant cela, à la création de devis. En effet, il est obligatoire dans ce domaine d’activité, de fournir un devis avant la moindre intervention ou le moindre commencement de travaux. La règle est la même qu’importe le montant des travaux et surtout, qu’importe le statut juridique choisi par l’indépendant au moment de la création de son entreprise.
Comment utiliser un logiciel de devis ?
Pour gagner du temps au moment de la création de ce devis et tenter d’en perdre le moins possible par la suite, il existe plusieurs astuces à connaître, notamment lorsque l’on souhaite faire le choix de son logiciel de devis pour suivre sa comptabilité et ses différentes tâches administratives à adresser aux clients ou aux différents organismes compétents.
Il existe une multitude de logiciels de devis disponibles sur le marché mais seulement quelques-uns offrent réellement des avantages aux travailleurs indépendants du BTP. En s’adaptant à leurs besoins directement, tout en se montrant polyvalent dans son utilisation, un logiciel de devis pensé pour le BTP est le meilleur atout qui soit. Comment bien s’en servir le cas échéant ?
Profiter des devis pour éditer les factures
Dans le monde du BTP, il n’y a certainement pas plus important que la création du devis où tout se doit d’être référencé, jusqu’à la composition et le numéro de série de certains produits et ce, à des fins légales et sécurisées. Les devis peuvent donc rapidement devenir d’immenses blocs de papier lorsqu’ils concernent de grands chantiers prévus sur plusieurs mois. Ce qui peut être, pour l’indépendant, une tâche particulièrement chronophage au moment de le créer.
Dans un premier temps, il faut à tout prix tenter de mettre l’aspect pratique en avant, d’autant plus si l’entrepreneur a l’habitude d’effectuer le même type de travaux et que parfois, un devis peut seulement après quelques changements, convenir à un autre client potentiel. L’accès à l’historique des devis ne doit en rien être sacralisé et il convient de s’assurer qu’un logiciel pensé à cet effet soit privilégié lors de l’installation de l’indépendant.
Par la suite, le devis se devra d’être transformé en facture une fois le chantier terminé et le paiement réclamé selon toute logique au client pour qu’il entre dans la comptabilité et le chiffre d’affaires de l’entreprise responsable des travaux.
Selon le même principe que pour les devis avec un logiciel de qualité, il ne faut pas se priver d’un transfert du devis en facture, directement depuis la suite informatique. Tout en vérifiant que les données coïncident bien, un logiciel va aussi vous permettre de calculer directement les marges et d’inclure dans le chiffre d’affaires, cette facture.
Tout en offrant un suivi parfait pour les obligations comptables, l’idée de profiter d’une transformation classique du devis en facture offre un temps précieux à l’indépendant qui peut dans le cas échéant, de suite se reconcentrer sur d’autres devis et même, passer plus de temps auprès de ses clients. Un gain de temps couplé à un gain évident de chiffre d’affaires !
Se mettre à la page du tout numérique
Le temps où seul le papier faisait office de document officiel est résolu, y compris d’un point de vue légal avec, désormais, la signature électronique faisant foi aux yeux de la loi en France. Pour le monde du BTP et plus généralement, auprès de toutes les entreprises, cette grande évolution est une immense aide pour se montrer plus productif, tout en restant protégé par la loi.
Comment ? Oubliez le temps pris à se déplacer auprès d’un client ou tout simplement au moment de le recevoir pour simplement signer un contrat, un devis ou transmettre une facture. Même si l’aspect humain reste fort logiquement important et qu’il convient pour des raisons sociales et de confiance de ne pas le mettre de côté sur tous les points, cette donnée peut offrir un temps non négligeable à l’indépendant.
En faisant signer un devis en quelques clics, sans avoir à se déplacer, les clients seront également séduits, notamment ceux qui comme les indépendants, n’ont parfois pas une minute devant eux. Le temps économisé est aussi important que les kilomètres non effectués.
De ce fait, l’image donnée est particulièrement moderne et généralement, beaucoup de clients potentiels peuvent se montrer charmés par cette possibilité. Un logiciel de devis proposant de manière légale cette fonctionnalité est extrêmement bien pensé à l’heure actuelle et il convient en tant qu’indépendant, d’en profiter dès que possible auprès de ses potentiels clients.
Apprendre à l’utiliser à tout moment
L’arrivée de logiciels de gestion comptable avait, il y a quelques années, totalement révolutionné les habitudes des indépendants en leur offrant la possibilité de tout centraliser et de dire adieu à de nombreux dossiers remplis de papiers en tous genres et dans la plupart des cas, impossibles à retrouver en cas de contrôle ou de recherche classique.
Désormais, cette même ère révolutionnaire a été surpassée et améliorée. À l’ère du cloud et de l’accès instantané à toutes les données recherchées et enregistrées, il est crucial de prendre l’habitude d’avoir accès à toutes ces choses dès lors qu’on le souhaite. Ainsi, il convient de s’y rendre et de les consulter dès que l’on en a besoin et ne pas attendre d’arriver à son bureau pour le faire.
Il en va de même pour la création de devis, de fichiers clients ou de toutes autres choses : effectuez-le directement depuis votre ordinateur portable, votre tablette ou votre téléphone en déplacement. Devant un client potentiel, cet ajout et cet aspect pratique vous permettront de faire bonne impression et de ne pas oublier la moindre chose une fois de retour au bureau, parfois quelques heures plus tard ou le soir même, pour les indépendants travaillant comme beaucoup, depuis chez eux.
Profiter de chaque avantage mis en avant par le logiciel de gestion
Nous venons de mentionner la révolution connue avec le passage au numérique. Encore aujourd’hui, certains récalcitrants peinent à se former ou même à utiliser certaines fonctionnalités pour lesquelles ils paient avec leur logiciel de gestion. Il s’agit d’un vrai gâchis pour des fonctionnalités pourtant conçues pour les aider, notamment lorsqu’ils utilisent un logiciel de gestion pensé pour leur profession.
À moins de souhaiter à tout prix un retour au papier, ce qui est aujourd’hui peu probable, il est important de vivre avec son temps lorsque l’on est un indépendant et que l’on doit gérer de nombreuses choses seul ou seule.
Des documents personnalisables aux possibilités en matière d’export comptable, sans oublier les relances d’impayés très fréquentes sur les logiciels de devis et de facturation, il faut utiliser la moindre fonctionnalité disponible dans son abonnement. Dans tous les cas, elles sont censées empêcher les erreurs et faire gagner du temps à l’indépendant gérant ses tâches administratives.
