E-Rechnung als Zukunft der Buchhaltung: das sollten Unternehmen wissen

Die Rechnungsstellung gehört zu den wichtigsten Aufgaben jedes Unternehmens. Sie ist nicht freiwillig, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings entwickelt sie sich wie viele andere Geschäftsbereiche im Zuge der Digitalisierung stetig weiter. Ein gutes Beispiel dafür ist die E-Rechnung. Im Grunde ist eine E-Rechnung nichts anderes als eine elektronische Rechnung. Trotzdem wissen nur die wenigsten Unternehmen, was es damit eigentlich auf sich hat.

E-Rechnungen und PDF-Rechnungen sind nicht identisch

Noch immer wird fälschlicherweise oft angenommen, dass E-Rechnungen und PDF-Rechnungen dasselbe sind. Das ist jedoch falsch, da es einer Differenzierung der Rechnungsformate bedarf. Während PDF-Rechnungen wie Papierrechnungen nichts anderes als eine bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten sind, handelt es sich bei E-Rechnungen um Rechnungen, die komplett elektronisch verarbeitet werden. Sie basieren auf einem XML-Format, wodurch sie maschinenlesbar sind und ohne Umbruch weiterverarbeitet werden können. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen sind E-Rechnungen jedoch nicht für eine Sichtprüfung durch Menschen geeignet. Sie sind ausschließlich für Maschinen gedacht.

Norm EN 16931 ist ein einheitliches Datenmodell für E-Rechnungen

Bisher gibt es keine festen Regelungen für E-Rechnungen, die in der gesamten EU eingehalten werden müssen. Das Einzige, was wir haben, ist die Norm EN 16931. Sie ist ein einheitliches Datenmodell, das Vorschriften zum elektronischen Rechnungsaustausch in Europa umfasst. Besagte Vorschriften sind jedoch nur selten verpflichtend, sondern dienen vielmehr als Orientierung. Trotzdem gibt es viele Länder, deren Gesetze für E-Rechnungen ganz oder teilweise auf der Norm basieren.

Regelungen zu E-Rechnungen unterscheiden sich von Land zu Land

Was letztendlich im Hinblick auf E-Rechnungen berücksichtigt werden muss, variiert von Land zu Land. Es gibt jedoch einige Regelungen, die praktisch immer gelten. So müssen etwa alle Unternehmen die Authentizität der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen. Nur wenn diese drei Grundfaktoren sowie alle weiteren geltenden Vorgaben gegeben sind, gilt die E-Rechnung als rechtskonform.

Der Versand von E-Rechnungen ist bisher selten obligatorisch

Obwohl der Versand von E-Rechnungen keine technologischen Innovationen erfordert, müssen Unternehmen einige organisatorische Maßnahmen treffen, um einen reibungsfreien elektronischen Rechnungsaustausch sicherzustellen. Deswegen ist der Versand von E-Rechnungen bisher nicht in der gesamten EU verpflichtend. Ausgenommen sind lediglich öffentliche Auftraggeber. Alle öffentlichen Auftraggeber müssen seit November 2020 elektronische Rechnungen ausstellen. Sie sind nur dann von der Regelung befreit, wenn es sich um Direktkäufe unter 1.000 Euro handelt. Wie und ob elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung versandt werden müssen, wird von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich geregelt. Die geltenden Vorgaben stehen auf den offiziellen Webseiten der jeweiligen Bundesländer.

Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend

2025 wird die Pflicht für E-Rechnungen auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Bereits ab dem ersten Januar des neuen Jahres sind Unternehmen laut Wachstumschancengesetz zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Dazu gehört auch, dass alle E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format archiviert werden müssen, um eine maschinelle Lesbarkeit sicherzustellen. Sie einfach auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, ist somit nicht rechtskonform. Eine Umwandlung von elektronischen Rechnungen ist nur möglich, wenn diese mit dem Originaldokument verknüpft werden. Bei E-Rechnungen in E-Mails ist nur eine Speicherung der Rechnung erforderlich. Die E-Mail selbst kann gelöscht werden

Titelbild: © by Drazen Zigic on Freepik

Marlene

Korrekturleserin

Marlene ist seit 25 Jahren Fotografin und Künstlerin. Ihre Leidenschaft für Sprachen und interkulturelle Kommunikation entwickelte sie durch internationale fotojournalistische Arbeiten. Heute nutzt sie ihre weitreichende Erfahrung auch als Korrekturleserin und übersetzt journalistische Artikel vom Französischen ins Deutsche. Marlene stellt sicher, dass jeder Text seine Authentizität bewahrt und an die sprachlichen sowie kulturellen Besonderheiten des deutschsprachigen Publikums angepasst wird.